Comment une agence de 12 personnes gère 340 domaines clients sans tableur.
Studio Nord conçoit et héberge les sites d'environ 90 clients. Les domaines étaient éparpillés entre cinq registrars et les boîtes aux lettres de trois collaborateurs. Un renouvellement manqué a mis la boutique d'un client hors service tout un week-end.
Le problème
Cinq registrars, un tableur partagé
Les dates de renouvellement résidaient dans un tableur dont personne n'était propriétaire. Les e-mails des registrars parvenaient à la personne ayant créé le compte, parfois un freelance parti depuis des années.
En 2024, le domaine e-commerce d'un client a expiré un vendredi soir. Le site n'est revenu qu'le lundi, après un week-end de commandes perdues et un échange téléphonique délicat.
La configuration
Tout importer en un seul après-midi
L'équipe a collé sa liste de domaines, connecté OVHcloud et Gandi, et créé une équipe par chargé de compte.
- Alertes à J-60, J-30, J-7 et J-1, acheminées vers chaque chargé de compte
- Un canal Slack par équipe, complété par un e-mail pour le contact client
- Un ticket Jira créé automatiquement à J-30 pour planifier les renouvellements
- Surveillance des modifications SSL et DNS sur chaque site client
Le résultat
Les renouvellements sont devenus une routine
Les renouvellements sont désormais traités un mois à l'avance, sous forme de tickets ordinaires. Les chargés de compte savent exactement quel client appeler et à quel moment.
Le récapitulatif hebdomadaire est la seule chose que je lis le lundi matin. S'il est vide, je sais que tout va bien.